Assicurazione per l’ufficio: cos’è e come funziona

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Per questo, sia i proprietari di un’attività privata, sia coloro che sono in procinto di aprire il proprio studio, è fondamentale che prevedano di stipulare un’assicurazione per l’ufficio, che possa aiutare a gestire tutti quegli eventi inattesi che potrebbero provocare l’interruzione dell’attività stessa o una perdita in termini patrimoniali.

Vediamo come funziona questo tipo di polizza, cosa copre e perché conviene.

Cos’è e come funziona l’assicurazione ufficio

L’assicurazione per l’ufficio è fondamentale per proteggere l’attività da rischi imprevisti che potrebbero compromettere il patrimonio aziendale e la continuità lavorativa. Un ufficio, proprio come un’abitazione, è esposto a una serie di potenziali problemi, come danni materiali – tra cuiincendi, allagamenti e furti – che potrebbero distruggere non solo l’arredamento, ma anche le attrezzature informatiche o dei documenti importanti.

L’assicurazione ufficio è una polizza multigaranzia che copre diverse aree di rischio all’interno delle attività professionali svolte, appunto, in immobili adibiti ad uso studio o ufficio, siano essi di proprietà o in affitto. 

Questo tipo di contratto assicurativo permette al professionista o al proprietario delle mura di tutelare il luogo in cui viene svolta l’attività, chi vi lavora e i beni in esso contenuti da una serie di possibili rischi, a fronte del pagamento di un premio da versare in con cadenza regolare. 

Perché è importante proteggere il proprio ufficio?

Proteggere il proprio ufficio è fondamentale per garantire la sicurezza dei beni, la continuità lavorativa e la tranquillità di dipendenti e clienti. Gli uffici contengono attrezzature costose, documenti sensibili e dati personali, che possono essere esposti a rischi come furti, incendi o danni accidentali. Senza un’adeguata protezione, come la specifica assicurazione per l’ufficio, un evento imprevisto potrebbe causare gravi perdite economiche e compromettere l’operatività dell’attività.

Una buona polizza ufficio, combinata con sistemi di sicurezza fisica e digitale, come quelli contro i rischi cyber, aiuta a gestire e mitigare eventuali rischi. Proteggere il luogo di lavoro significa anche investire nella reputazione e nella fiducia verso l’azienda, dimostrando un approccio responsabile e attento alla gestione delle emergenze.

Cosa copre l’assicurazione per l’ufficio?

Con l’assicurazione ufficio l’assicurato potrà essere coperto da tutta una serie di rischi inerenti i beni o le persone, potendo contare su una protezione economica a copertura dei danni subiti, definita in base agli accordi contrattuali e alla franchigia.

In particolare, la polizza ufficio, personalizzabile in base alle proprie esigenze, può prevedere protezione in caso di:

• furto
• incendio
• danni all’apparecchiatura elettronica
• rottura di lastre
• provvedimenti delle Autorità per far fronte a emergenze sanitarie o ambientali
• cyber risk
• responsabilità civile
• infortuni dei propri dipendenti
• assistenza sempre attiva
• tutela legale 

Vediamole nel dettaglio.

Garanzia per incendio e scoppio

La garanzia scoppio e incendio per uffici e studi professionali mira a proteggere l’immobile e il suo contenuto da tutti quei danni provocati da eventi come l’esplosione (causata, per esempio, dalla caduta di fulmini o aeromobili o da perdite di gas), i cortocircuiti, gli allagamenti o gli incendi. Tra le cause rimborsabili sono inclusi anche eventi più rari, come ad esempio la caduta di meteoriti o veicoli spaziali.

Garanzia per furto in ufficio

In caso di furto o rapina, e in base al tipo di personalizzazione scelta in sede di sottoscrizione della polizza, l’assicurazione ufficio prevede un indennizzo per i danni provocati a beni, locali e valori contenuti nell’ufficio o nello studio professionale, oltre che un rimborso per le perdite economiche derivanti dall’interruzione dell’attività a causa dell’introduzione dei ladri.

A seconda delle garanzie scelte, la compagnia assicurativa può provvedere a rimborsare anche le spese relative al cambio delle serrature o dei serramenti danneggiati.

Garanzia responsabilità civile in ufficio

L’assicurazione ufficio tiene l’assicurato al riparo dalle richieste di risarcimento dovute per danni a terzi, causati durante lo svolgimento del normale lavoro quotidiano, prevedendo, inoltre, una copertura anche nei confronti del proprietario dell’immobile ad uso ufficio se questo è in affitto. 

Sono coperti sia i casi di lesione che quelli di morte, oltre la distruzione e il deterioramento dei oggetti personali.

Garanzia in caso di emergenze sanitarie o ambientali

Nell’eventualità in cui le Autorità dovessero obbligare ad un blocco delle attività in seguito al verificarsi di emergenze sanitarie o ambientali, la polizza ufficio permetterebbe all’assicurato di contare su un indennizzo giornaliero a copertura delle perdite economiche derivanti dalla forzata inattività. 

Garanzia rottura lastre: cosa copre?

La garanzia rottura lastre va a coprire l’ufficio da eventi come il deterioramento e la rottura di specchi, lastre di vetro o cristallo e insegne interne ed esterne, garantendo un rimborso sulle spese sostenute per la loro sostituzione.

Garanzia Cyber Risk

In base al livello di protezione scelto, con l’assicurazione ufficio si potrà contare su un indennizzo in caso di danni causati da attacchi informatici, come la perdita di dati.

Garanzia infortuni dei dipendenti

Anche la garanzia infortuni dei dipendenti può essere inclusa all’interno della polizza ufficio. In caso di infortuni durante lo svolgimento dell’attività lavorativa, i lavoratori possono contare sul rimborso delle spese mediche, un capitale in caso di decesso o un indennizzo nel caso in cui venisse riscontrata un’invalidità permanente.

La garanzia tutela legale e l’assistenza

L’assistenza legale prevista all’interno dell’assicurazione ufficio, copre il titolare dalle spese sostenute in caso di controversia legale relativa all’attività professionale svolta in ufficio, così come tutto quanto relativo all’immobile.

Allo stesso tempo, se previsto dal contratto assicurativo, la polizza può prevedere anche un servizio di assistenza dedicato h24 in grado di far fronte a diverse sfere emergenziali, sia relative all’ufficio o studio professionale sia personali, del proprietario dell’attività.

Qual è la differenza tra l’assicurazione ufficio e l’assicurazione per liberi professionisti?

L’assicurazione per uffici e quella per liberi professionisti differiscono principalmente per gli ambiti di copertura e i rischi specifici a cui si rivolgono. L’assicurazione per uffici è pensata per proteggere gli spazi fisici e le attività lavorative che vi si svolgono, includendo coperture per danni a strutture, arredi, apparecchiature, furti e responsabilità civile verso terzi (es. clienti o visitatori). È ideale per aziende con uno spazio operativo definito e dipendenti.

L’assicurazione per liberi professionisti, al contrario, si concentra su rischi legati all’attività professionale, come errori, omissioni, o negligenze, spesso con una polizza di responsabilità professionale obbligatoria per alcune categorie (es. avvocati, medici, ingegneri). Questa polizza tutela il professionista da richieste di risarcimento da parte di clienti insoddisfatti o danneggiati.

In sintesi, la prima si focalizza sulla protezione di un ambiente di lavoro fisico e dei suoi beni, mentre l’assicurazione liberi professionisti copre rischi legati alle prestazioni professionali individuali.

Cosa fare in caso di furto in ufficio?

In caso di furto in ufficio, è fondamentale agire tempestivamente. Per prima cosa, occorre chiamare le autorità competenti, per denunciare l’accaduto e ottenere un verbale ufficiale. È importante non toccare nulla per preservare eventuali prove utili alle indagini, come impronte o segni di effrazione. Successivamente, bisogna contattare l’assicurazione se l’ufficio è coperto da una polizza fornendo tutta la documentazione necessaria, inclusa la denuncia.

Il costo del furto e incendio è una delle componenti più impegnative della polizza, per via dell’importante tutela che garantisce. Molto spesso le compagnie assicurative propongono due opzioni, quella che assicura il valore intero e quella, più economica, detta modalità “primo rischio assoluto”. Questa soluzione prevede di assicurare un importo fisso, includendo solo i beni che potrebbero effettivamente essere sottratti in caso di furto. Talvolta, la polizza assicurativa contro il rischio di furto può essere estesa anche alla copertura per la rapina e lo scippo.

Cosa succede se si infortuna un dipendente in ufficio?

Se un dipendente si infortuna in ufficio, l’evento viene considerato un infortunio sul lavoro e attiva una serie di obblighi e procedure, sia per il datore di lavoro che per il lavoratore. Il primo passo è garantire il pronto soccorso al dipendente e, se necessario, contattare i servizi di emergenza. L’infortunio deve poi essere comunicato all’INAIL (Istituto Nazionale per l’Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro) entro 48 ore dall’accaduto, attraverso l’apposita denuncia, obbligatoria se l’assenza dal lavoro supera i tre giorni.

Il dipendente incidentato ha diritto a un’indennità per infortunio sul lavoro, che è erogata dall’INAIL, per coprire i giorni di assenza dal lavoro, oltre alle spese mediche necessarie per la cura e la riabilitazione. Tuttavia, se l’infortunio è stato causato dalla mancata osservanza delle norme di sicurezza da parte del datore di lavoro, quest’ultimo può essere soggetto a sanzioni amministrative o penali e risarcimenti.

Proprio in virtù di questo, per evitare complicazioni, è fondamentale che l’ufficio sia conforme alle normative di sicurezza e che il personale sia adeguatamente formato per prevenire rischi sul luogo di lavoro.

Come proteggere l’ufficio dal cyber risk?

Quando si ha a che fare con qualsivoglia tipologia di ufficio, tra i vari rischi da mettere in conto ci sono anche i cosiddetti “cyber risk”, ovvero quegli attacchi informatici che possono compromettere la sicurezza di dati, sistemi e reti.

Il cyber risk assessment rappresenta una delle principali attività per contrastare il fenomeno del rischio informatico. Consiste in un’analisi approfondita dell’infrastruttura IT di un’azienda, finalizzata a identificare eventuali vulnerabilità che potrebbero compromettere la protezione dei dati aziendali. La crescente diffusione degli attacchi cyber, infatti, è dovuta, in gran parte, alla semplicità con cui possono essere eseguiti.

La polizza cyber risk

Tra i più comuni cyber risk ci sono: gli attacchi hacker, malware, ransomware, i furti di dati e le interruzioni dei servizi IT. Questi rischi possono causare gravi danni economici, oltre che reputazionali, e possono comportare delle conseguenze legali alle aziende. Proprio per questo, proteggere l’ufficio dai cyber risk, non solo è necessario, ma richiede anche un approccio multifaceted, in grado di combinare tecnologie avanzate e buone pratiche organizzative. Innanzitutto, è essenziale installare e mantenere aggiornati firewall e software antivirus per difendere i sistemi da malware e attacchi esterni. Inoltre, è utile utilizzare password robuste e l’autenticazione a due fattori (2FA), pratica che riduce significativamente il rischio di accessi non autorizzati. Non meno importante è l’abitudine di eseguire regolarmente backup dei dati su sistemi sicuri, fatto che permette di recuperare rapidamente le informazioni in caso di attacchi ransomware. Inoltre, mantenere tutti i software e i sistemi operativi aggiornati con le ultime patch di sicurezza chiude le vulnerabilità note. A tal proposito esistono le specifiche polizze cyber risk, pensate proprio per la mitigazione del rischio informatico.

Integrando queste misure, un ufficio può creare un ambiente digitale sicuro e resiliente contro i cyber attacchi.

Come funziona DinamicaPlus ufficio di Groupama Assicurazioni

Per proteggere il tuo ufficio, il tuo studio professionale o il tuo immobile di proprietà affittato ad uso ufficio, Groupama Assicurazioni ha pensato ad un’assicurazione multirischi in grado di coprire tutti i bisogni della tua società.

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Dagli incendi ai danni a terzi, dagli attacchi informatici ai furti, passando per la garanzia infortuni dei dipendenti, l’assistenza professionale o personale e la tutela legale in caso di controversie.

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